Facturas en Woocommerce

Si estás montando tu tienda online con WordPress+Woocommerce seguramente te estés preguntando cuál es la mejor forma de generar facturas de forma automática para tus clientes y para tu contabilidad.

Yo suelo utilizar dos plugin con los que de forma fácil y sencilla tenemos facturas automáticas que se enviarán directamente a nuestros clientes y a nuestro email, sin necesidad de hacerlas manualmente ni de descargarlas desde ningún sitio.

Facturar con WordPress + Woocommerce

Por defecto, Woocommerce no tiene la opción de crear facturas a nuestros gusto o necesidades por lo que es necesario recurrir a un plugin complementario que nos ayudará a automatizar las facturas de nuestros pedidos.

Aunque existen muchos más plugin para la facturación con Woocommerce, suelo decantarme por Woocommerce PDF Invoicces & Packing Slips, por su facilidad de uso y sus integraciones con otros plugins que nos harán obtener mejoras.

Woocommerce PDF Invoices & Packing Slips

Este plugin añade tanto Facturas como Albaranes a tus pedidos de forma automática y con un proceso muy sencillo.

Pasos para Configurarlo:

• El primer paso es la instalación, para ello vamos a la sección Plugins y en añadir nuevo lo buscamos por su nombre, pulsamos en Instalar y luego Activar.

• Tras instalarlo en el panel de Administración de Woocommerce nos aparece una nueva sección llamada Facturas PDF.

• En los ajustes del plugin nos encontramos 3 pestañas, General, Documentos y Estado.
• En la pestaña general, tenemos que configurar los datos generales del plugin de facturación y de la tienda online.

• ¿Cómo deseas visualizar el pdf? Por defecto se abrirá en una nueva ventana
• La plantilla que vamos a usar, por defecto nos trae una plantilla «Simple», podemos utilizar esta, crear la nuestra propia o comprar otra de las plantillas que ofrecen los creadores del plugin, pero con la que trae por defecto nos sirve.
• Tamaño del papel, en España por defecto lo dejaremos en A4 ya que la impresión será en este formato siempre.
• Si tenemos problemas  y no aparece la moneda o necesitas ajustar el tamaño de la fuente porque no se visualice correctamente puedes marcar estas dos casillas para configurarlo.

• Ahora toca configurar los datos de la tienda, podemos cargar nuestro logotipo, indicar el nombre de nuestra tienda e incluir la dirección de la tienda  y los términos legales.
• En el nombre de la tienda podemos indicar nuestro nombre comercial o el nombre legal, si eres una sociedad el nombre de la sociedad y si eres autónomo tu nombre y apellidos.
• En la dirección de la tienda en España al menos, es recomendable que incluyas además de la dirección, el CIF o NIF de tu empresa para cumplir con la legalidad de las facturas.
• En el pie de página debes inlcuir todos los términos legales, incluida toda la información requerida por el nuevo Reglamento de Protección de Datos.

• Las siguientes configuraciones, único que hayas comprado la plantilla Modern, o hayas personalizado tu plantilla, las dejaremos en blanco y guardamos todos los cambios realizados y pasamos a configurar los datos de las facturas.

• Nos vamos a la pestaña Documentos, donde podremos configurar tanto la factura como el Albarán de entrega, nos vamos a centrar en la configuración de las facturas únicamente:

• El primer paso es activar las facturas para que las genere, de forma automática o de forma manual en caso de que lo configuremos para que así sea.
• El segundo paso indicar en qué correos electrónicos se adjunta la factura. Hay que tener en cuenta que si indicamos que se adjunte a algún correo de estos, la factura se generará automáticamente cuando se envíe el primero de esos correos.
  • Ejemplo: Si por ejemplo indicamos que se envíe con el correo nuevo pedido, la factura se generará en cuánto se registre un pedido y el sistema nos envíe el correo de que tenemos un pedido nuevo en la tienda. Así si por ejemplo tenemos activo «Transferencia Bancaria»como forma de pago,  se generará  la factura igualmente y si no recibimos ese pago finalmente (cosa que pasa más de lo que nos gustaría) la factura ya está generada y legalmente tendremos que hacer una factura rectificativa de dicha factura para que no nos descuadre la contabilidad.
  • Mi recomendación, si estás haciendo una gestión correcta de la tienda (si tienes dudas revisa el Tutorial para tiendas con Woocommerce), indiques que se adjunte al correo electrónico «Pedido completado» y si quieres recibir tu también la factura, puedes configurarlo para que te llegue a tí también ese correo además de al cliente. Así la factura se generará una vez el pedido ya tiene confirmado el pago y ya lo hemos enviado o está en proceso de ser enviado.
• Mostrar dirección de envío, aquí lo marcaremos si queremos que en la factura aparezca además de la dirección de facturación la dirección de envío. En una factura no es necesario que figure, pero si queremos que aparezca, podemos marcar esta casilla.
• Mostrar la dirección de correo electrónico y el teléfono, se refiere a los datos del cliente, si queremos que aparezcan por defecto. Si vas a seguir toda la configuración que indico aquí e instalar el segundo plugin que uso para la configuración del DNI del cliente en la factura, déja estos desmarcados, ya que si no nos aparecerá duplicado.

• Mostrar la fecha de la factura, es mejor que esté marcado para que se vea la fecha correctamente.
• Mostrar el número de factura, también lo marcaremos
• Siguiente número de factura, si va a ser nuestra primera factura podemos dejarlo como está, si estamos haciendo manualmente las facturas hasta ahora, pulsamos en el lápiz y lo modificamos ahí.
• Formato de la numeración, aquí podemos decidir cual será el formato de nuestras facturas, si tiene algún prefijo o subfijo y si queremos que nuestra factura tenga un mínimo de números para que los rellene con ceros a la izquerda. Como sabrás, puedes tener diferentes tipos de numeración por ejemplo para las ventas físicas y para las ventas online, así que si queremos distinguirlos de alguna forma, podemos crear un prefijo o subfijo, o si simplemente queremos que nos aparezca el año o el mes de la factura en la numeración, también podemos hacerlo aquí.
• Restablecer la factura anualmente, habitualmente las numeraciones de las facturas se reestablecen año tras año, en esta casilla puedes marcarla si quieres que sea así.
• Permitir descargar las facturas desde Mi cuenta, puedes decidir, si quieres que se pueda descargar o no y si quieres que se pueda descargar solo en estados específicos o siempre.

• Los dos últimos pasos son para que nos aparezca una columna en la sección Pedidos de la tienda para ver el número de factura y desactivar las facturas para los pedidos de productos gratuitos.

Tras guardar los cambios las facturas ya se generarán automáticamente solas, con las condiciones que le hayamos indicado en esta configuración.

DNI del Cliente en Woocommerce

Otro de los problemas que nos encontramos con Woocomerce en España, es que legalmente deberíamos pedir el DNI a nuestros clientes y este debe de figurar en la factura, y Woocommerce no trae por defecto esta opción.

Para salvar esta situación, podemos usar el plugin NIF/CIF/NIE, muy sencillo que con dos pasos tendremos configurado:

Tras instalarlo en nuestro WordPress, en la sección de Woocommerce veremos que nos aparece una nueva opción Campo NIF/CIF/NIE y nos pedirá exactamente 4 datos:

• ¿Campo de facturación requerido? Márcalo si quieres que el campo de DNI sea obligatorio junto con los datos de facturación del pedido. Lo habitual es que sí sea obligatorio, así que debes marcarlo.
• ¿Campo de envío requerido? Si necesitas que el DNI de la dirección de Envío sea obligatorio también (todo depende de como hayas configurado tu tienda o tus necesidades) debes marcarlo.
• ¿Validar Campo? Si quieres que se valide el DNI antes de enviartelo debes marcarlo. Si no necesitas esta validación déjalo desmarcado.
• ¿Permitir número VIES? Si realizas ventas internacionales debes permitirlo, el número VIES es el número de identificación para operadores intracomunitarios.

Con estos sencillos pasos ya tienes configuradas tanto las facturas como el DNI en tu tienda Woocommerce, recuerda que este último plugin incluye por defecto dentro de la plantilla el email y el teléfono del cliente en los datos del cliente además del DNI, por lo que en la configuración del plugin de facturación deberías indicar que no los muestre para que no aparezcan duplicados en la factura.

¿Lo estás haciendo de otra forma? Comentalo o escríbeme y así conocemos entre todos las mejores opciones para configurar nuestras tiendas online!